Торговая сеть «Елисей» перевела более половины поставщиков на электронный документооборот

В состав екатеринбургской торговой сети «Елисей» входят два кафе, 24 супермаркета формата «магазин у дома», один гастроном и два кулинармаркета. В день на один магазин приходится в среднем 50-60 поставок, поставщикам ежедневно направляется около 1 300 заказов. В течение года только число электронных счетов-фактур достигает полумиллиона.

Все эти документы необходимо обрабатывать, хранить и систематизировать. Несколько лет назад для экономии временных, трудовых и финансовых ресурсов, а также исключения ошибок при ручном вводе информации руководство компании приняло решение о разработке и внедрении собственной автоматизированной системы по формированию заказов. После первых положительных результатов ее внедрения организация перешла на электронный обмен EDI-сообщениями. Благодаря этому поставщики стали оперативно получать сообщения о подтверждении заказа, данных о расхождениях и подтверждении доставки.

«Оперативный контроль над возможными отклонениями в прохождении заказа — несомненный плюс. При традиционной системе заказа (по телефону или электронной почте) практически до последнего момента нет информации о том, какой товар придет в магазины на самом деле. Также нет оперативных данных о задержке поставки. Применение EDI снимает эту проблему и упрощает процесс привлечения поставщиков к ответственности за нарушения порядка в цикле товародвижения», — рассказывает коммерческий директор ТС «Елисей» Ольга Ешкунова.

Обмен EDI-сообщениями с поставщиками торговой сети уже на первом этапе (по товарам длительного хранения) позволил получить ежемесячный прирост объема валовой выручки на 15 %. Следующим шагом стало внедрение системы электронного документооборота с внешними контрагентами. Чтобы предоставить своим поставщикам свободу выбора, ТС «Елисей» начала сотрудничать сразу с несколькими операторами ЭДО, в том числе с СКБ Контур.

Так, в EDI.Контур интегрирована система обмена электронными юридически значимыми документами — самостоятельное решение, известное как Диадок. Все электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, что приравнивает их к бумажным аналогам с собственноручной подписью. Такие документы можно представить и в налоговый орган, без дублирования на бумажных носителях.

«Сейчас информационная система поставщика напрямую общается с информационной системой ТС «Елисей». Идет обмен структурированными документами в канале поставок без особого участия операторов. Но, чтобы завершить поставку, нужно оформить юридически значимые документы. Для этого в систему интегрируется программное решение для обмена электронными юридически значимыми документами (договорами, счетами-фактурами, актами сдачи-приемки, накладными ТОРГ-12). Получается два в одном: система, которая позволяет достичь конечной цели — полностью отказаться от обмена бумажными документами», — поясняет руководитель направления Контур.Ритейл компании СКБ Контур Юрий Кушпель.

По итогам внедрения ЭДО в ТС «Елисей» учредили отдел товародвижения, который отслеживает весь цикл поставки и может им управлять. В отделе приемки товаров также наблюдается положительный эффект: значительно экономится время за счет считывания номера заказа с документов и автоматического оформления электронной накладной. По прогнозам, к концу 2014 года оперативность приемки повысится на 40-50 %. Что касается бухгалтерии, перевод на ЭДО даже первых поставщиков позволил высвободить трудовой ресурс на 20 %. При переводе всех поставщиков на ЭДО этот показатель может возрасти до 50 %.