«РКС-энерго» снизила количество бумажных документов на 70%

ООО «РКС-энерго» (Гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Ленинградской области) снизило объем бумажных документов на 70% - таковы итоги внедрения системы электронного документооборота Docsvision, которая последовательно развивается в компании уже 5 лет.

В настоящее время «РКС-энерго» обеспечивает электроэнергией более 800 000 человек, свыше 9 000 юридических лиц, включая крупную промышленность, а также большинство бюджетных учреждений и коммунальных предприятий, расположенных в крупных городах Ленинградской области. В состав компании входят 18 отделений, более 37 обслуживаемых населенных пунктов. Центральный офис компании «РКС-энерго» находится в Санкт-Петербурге.

До внедрения системы электронного документооборота пересылка бумажных документов между филиалами и центральным офисом занимала много времени, а количество документов могло достигать нескольких тысяч в месяц. Поэтому первоочередной задачей внедрения СЭД было снижение объема бумажных документов и, как следствие, ускорение обмена документами между офисами.

Другой важный момент, который удалось решить с внедрением СЭД – упорядочивание всех поступающих документов.

Процесс перехода на безбумажный документооборот компания запустила еще в 2012 году, внедрив СЭД на базе Docsvision 4.5, в которой помимо регистрации входящих, исходящих и внутренних документов были автоматизированы служебные записки, согласование договоров и соглашений. Отдельный большой блок документов энергокомпании – это обращения от граждан-потребителей электроэнергии и организаций.

В результате проекта удалось сократить время на делопроизводство, исключить потерю документов, повысить контроль за процессом согласования и исполнения, сократить расходы на пересылку бумажных документов.

Но внедрением системы проект по снижению объема бумажных документов не ограничился, далее последовало внесение изменений во внутренние бизнес-процессы, продолжаются работы по модернизации и развитию системы. На сегодняшний день в компании завершился проект по обновлению платформы, с целью ускорения работы системы, и все сотрудники работают в последней версии Docsvision 5.4.

«Электронный документооборот возможен только при условии, что компания ведет планомерную работу в этом направлении. Мы запустили этот процесс еще в 2012 году. В течение 5 лет осуществлялась регулярная техническая поддержка системы, в рамках которой разрабатывались новые типы документов, расширялись функции для решения новых актуальных задач и удовлетворения потребностей пользователей. В 2017 году, в результате расширения предъявляемых к программе требований, потребовалось обновление платформы. Быстро перевести бизнес-процессы практически в новую систему Docsvision 5.4 помогли специалисты "Диджитал Дизайн"», – комментирует директор по информационным технологиям «РКС-энерго» Евгений Викторов.

По словам Евгения Викторова, следующим крупным этапом развития системы электронного документооборота будет организация юридически значимого обмена неформализованными электронными документами путем интеграции СЭД Docsvision c операторами ЭДО. Таким образом, компания сможет обмениваться любыми неформализованными внешними и внутренними документами с поставщиками, партнерами, клиентами, удаленными подразделениями, не выходя из системы Docsvision, с применением квалифицированной электронной цифровой подписи.

Редактор раздела: Александр Авдеенко (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

16.10.2018 Цифровая трансформация: пора налить воду в бассейн

16.10.2018 На «ПРОФ-IT» показали отечественные интегрированные решения

15.10.2018 Россияне распробовали бесконтактные платежи

14.10.2018 Великий Новгород хочет стать цифровым регионом

09.10.2018 Информационная безопасность сбавит темы роста

04.10.2018 Цифровой опыт разочаровывает пользователей

03.10.2018 Microsoft обновляет Windows 10 и поднимает цену на Office 365

02.10.2018 Выдерни шнур: в Петербурге обсудили Multi-Cloud

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода