ОАО «НИЦ ЕЭС» осуществляет управление более чем 30 объектами коммерческой недвижимости по всей стране. В компании около 80 сотрудников, и практически все они каждый день работают с документацией и участвуют в процессах согласования. На момент старта проекта по автоматизации договорной работы в компании уже была установлена система Docsvision. До этого она использовалась только для регистрации корреспонденции. В рамках проекта специалисты компании «Док.ру» установили модуль «Согласование документов» и настроили его под специфику организации. Были созданы правила и маршруты согласования документов, проведено обучение пользователей работе в системе. Проект был завершён в уникально короткие сроки - 2 месяца с момента подписания договора до подписания акта сдачи-приемки.

В настоящий момент система Docsvision используется для согласования всех видов документов в «НИЦ ЕЭС». Решение закрыло все поставленные в начале проекта задачи: система сама исключает вероятность потери документа согласующими лицами, регламентирует сроки проведения согласования, а все комментарии к документам остаются. Это увеличило прозрачность и качество принятия решений. В базе данных системы хранится уже более 3500 документов, по ним можно осуществлять удобный полнотекстовый или атрибутивный поиск.

Интересной особенностью проекта является разграничение доступа по территориально-распределенным управляемым обществам, в которых ОАО «НИЦ ЕЭС» осуществляет функции единоличного исполнительного органа. Филиалы работают в единой системе, но видят только объекты по своим задачам, например, по сквозным процессам согласования, когда документы могут быть инициированы в филиале. После внутреннего согласования таких документов, процесс продолжается внутри головной компании, а потом документы возвращаются в филиал на исполнение.

Эксперты компании Док.Ру предложили руководству «НИЦ ЕЭС» дорожную карту развития системы, которая подразумевает включение в документооборот сотрудников дочерних обществ и создание единого информационного пространства уже для всей структуры организации.